Over ons
Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.
Betrekking
Functie:
Dossierbeheerder
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel vast
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
50%
Duur:
De contractuele aanstelling kan onmiddellijk ingaan (of wanneer technisch mogelijk). De aanstelling is van onbepaalde duur.
Details
Taakomschrijving
FUNCTIECONTEXT
De Dienst Studentenadministratie maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor de administratie van (her)inschrijvingen, studievoortgang en deliberaties van de studenten aan hogeschool PXL.
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de studentendossiers, individuele trajecten, deliberaties en opleidingsprogramma’s van de aan jou toegewezen opleidingen en/of departementen (nl. het departement Green & Tech en de graduaatsopleidingen van digital) Je bent het aanspreekpunt voor wat betreft de studentenadministratie voor de student, het onderwijzend personeel en derden voor de aan jou toegewezen opleidingen.
Je bent verantwoordelijk voor volgende student gerelateerde administratieve taken:
- Uitvoeren van alle stappen bij het inschrijven van de studenten;
- Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;
- Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;
- Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;
- Samenstelling en opvolging van studentendossiers;
- Opvolging elektronisch studentendossier in Bamaflex;
- Aanvragen tot studievoortgangscontrole;
- Puntenadministratie;
- Voorbereiding deliberaties;
- Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;
- Je volgt het Vlaams opleidingsverlof, het Brussels educatief verlof, het zorgkrediet en de gelijkaardige systemen (beleid en praktische uitvoering) op als aanspreekpunt voor de hogeschool;
- Je volgt het administratief systeem voor het ingeven van vrijstellingen op en je bent het aanspreekpunt voor de Hogeschool voor deze materie.
Je participeert aan de interne dienstverlening van de dienst Studentenadministratie :
- Ondersteuning bij introductiedagen;
- Medewerking bij infodagen en proclamaties;
- Opstellen van allerhande lijsten;
- Specifieke mailings naar studentengroepen;
- EHBO;
Je staat in voor de implementatie van de geldende regelgeving in de administratie van de studentendossiers. Je maakt de vertaalslag van gewijzigde en/of nieuwe regelgeving m.b.t. studentenadministratie in de toepassing hiervan in Bamaflex, in het uitwerken van een handleiding voor de gebruikers en je zorgt voor het verstrekken van de noodzakelijke informatie ervan naar collega’s en andere stakeholders.
Je neemt actief deel aan zowel interne overlegmomenten als themagerichte (info-)vergaderingen over en door Bamaflex.
Je rapporteert rechtstreeks aan het diensthoofd Studentenadministratie.
Profiel
Volgende technische competenties zijn een meerwaarde voor je kandidaatstelling :
- Kennis met het softwarepakket Bamaflex;
- Basistalenkennis Engels en Frans;
- Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …)
- Notie van EHBO
De professional die wij zoeken:
- Als dossierbeheerder kan je autonoom een dossierflow verwerken.
- Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek.
- Je anticipeert op problemen, wijzigende reglementering, … die zich binnen jouw takendomein voorzien. Je beschikt hiervoor over een analytisch vermogen en werkt bij voorkeur oplossingsgericht.
- Je bent goed in het maken van syntheses en kan deze op een heldere manier presenteren.
- Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties.
- Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht.
- Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep.
- Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie.
- Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid.
- Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit.
Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing?
Draag jij duurzaamheid hoog in het vaandel.
Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren!
Toelatingsvoorwaarden
- Je beschikt over een diploma Professionele Bachelor (of hiermee gelijkgesteld).
- Je hebt bij voorkeur minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie en je hebt voeling met het hoger onderwijs (cfr. dossierbeheerder – coördinerende rol, zelfstandig werken)
- Je bent, bij voorkeur, bereid je uren te spreiden over minimum vier werkdagen.
Aanbod
Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg, is nauw verweven met het academische en economische leven in de regio. Je mag rekenen op een boeiende en uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijke vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, cambio huurwagens, een voordelige hospitalisatieverzekering, voordelige cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen.
De inschaling gebeurt op bachelor niveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581).
Na het 2de volledige tewerkstellingsjaar en mits een positieve omstandigheidsevaluatie, evolueer je naar salarisschaal B21 (equivalent 592). Meer informatie : https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=577. Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'. Een bruto-netto calculatie maken, kan je hier doen.
Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.
Opmerkingen
Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 4/10/2023 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.
Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.
Selectieprocedure
- Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.
- Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan het selectiegesprek. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid. Het selectiegesprek zal doorgaan op 9 of 10 oktober 2023.
- Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.
- Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Karen Weis
Diensthoofd Studentenadministratie
PXL-Centrale Diensten
T. +32 11 77 58 52
E-mail : karen.weis@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Ine Rayen
E-mail: ine.rayen@pxl.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling: 4/10/2023
Datum interview:
Indiensttreding: Na afloop selectieprocedure