STAD VILVOORDE Vilvoorde, 23 augustus 2023
dienst Personeel
Aanwerving van een
ADMINISTRATIEF MEDEWERKER ONDERWIJS
dienst Onderwijs
C1-C3, voltijds, contractueel
In Vilvoorde is het aangenaam wonen, werken en ontspannen. De medewerkers van de stad Vilvoorde
staan dagelijks klaar voor alle Vilvoordenaars, in elke fase van hun leven. Als superdiverse stad is
Vilvoorde een laboratorium in ‘samen-leven’. Samen met onze partners versterkt en verbindt de stad
mensen en organisaties. Met vernieuwende projecten en initiatieven biedt de stad een antwoord op
nieuwe noden en dynamieken. Met de blik op de toekomst en in dialoog met haar burgers ontpopt
Vilvoorde zich tot een duurzame, klimaatrobuuste stad.
Onze vier kernwaarden zijn: respecT, intEger, klAntgericht, toekoMstgericht. Samen vormen deze
waarden een TEAM
Hou je wel van administratief uitdagend werk? Heb je interesse in onderwijs?
Heb je een grote dosis leergierigheid, pc- en communicatievaardigheden en een straffe manier van
aanpakken. Dan ben jij de geknipte persoon om dienst Onderwijs te versterken.
Wij bieden een boeiende en uitdagende functie. Samen met het team van dienst Onderwijs ondersteun
jij mee het stedelijk onderwijs. Het stedelijk onderwijs bestaat uit 7 basisscholen, één school voor
buitengewoon lager onderwijs, één school voor buitengewoon secundair onderwijs, 2 academies voor
deeltijds kunstonderwijs en één leersteuncentrum. Het ondersteunen van de scholen kan op
verschillende vlakken: organisatie en administratie, beheren van personeelsaangelegenheden, financiële
budgetopmaak en beheer, facilitaire ondersteuning, toepassen van nieuwe wetgeving, organisatie van
buitenschoolse opvang voor de stedelijke basisscholen.
Je kan zowel zelfstandig als in team werken. Je werk nauwkeuring en je denkt probleemoplossend. De
courante softwaretoepassingen (Word, Excel, Outlook) hebben voor jou geen geheimen en je bent bereid
je ook snel in te werken in het gebruik van andere toepassingen.
Bovendien heb je de kans om lokaal te werken en tevens ook echt iets te betekenen voor schoolteams,
leerlingen, ouders in het stedelijk onderwijs en de collega’s van onze stad.
Interesse? Lees onderstaande taakomschrijving en stuur je sollicitatie.
WAT VERWACHTEN WE VAN JOU?
- In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of secundair onderwijs van de derde graad of
hiermee gelijkgesteld. Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie
www.ond.vlaanderen.be/naric/).
- Klantvriendelijk ingesteld zijn.
- Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (Model 1 art.596.1)
- Zowel zelfstandig als in team goed kunnen werken.
- Gestructureerd, nauwkeurig en ordelijk kunnen werken.
- Initiatief kunnen nemen en creatief zijn.
- Rustig en vriendelijk kunnen blijven in stressvolle situaties.
- Vlot met de courante softwaretoepassingen kunnen werken.
- Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
WAT IS ONS AANBOD?
Weddeschaal niveau C
Minimale bruto beginwedde: 2 257,20 euro/maand (voltijdse functie). Ervaring uit de openbare sector
wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige kan
eveneens onbeperkt meegenomen worden.
De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld, eindejaarstoelage, maaltijdcheques
1
Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; fietsvergoeding,
hospitalisatieverzekering en tweede pensioenpijler.
Jaarlijks ecocheques voor een bedrag van 160,- euro en 40,- euro aan Vilvoordse handelaarsbonnen
voor een voltijdse kracht (a rato van je arbeidsregime)
De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek
Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in
Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van
een abonnement in cc Het Bolwerk.
Interessante verlofregeling (wettelijke verlofdagen en 13,5 bijkomende verlofdagen, 14 feestdagen) en
werktijden waardoor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk mogelijk is. Aangename
werkomgeving, tof en enthousiast team zijn zeker een meerwaarde. Thuiswerk is mogelijk.
WAT ZIJN DE VOORWAARDEN OM DEEL TE NEMEN AAN DE SELECTIE?
- je bent tot het wettig verblijf in België en tot de Belgische arbeidsmarkt toegelaten of leerplichtig in
België (voor contractuele aanstelling)
- je bent onderdaan van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte
(EER) of van Zwitserland (voor statutaire aanstelling)
- je bent van onberispelijk gedrag
- je geniet de burgerlijke en politieke rechten
- je bent lichamelijk geschikt voor de functie (geneeskundig onderzoek -op moment van aanstelling-
door de medische dienst verbonden aan het stadsbestuur).
- je slaagt voor de selectieproeven;
- laatstejaarsstudenten krijgen toegang tot deze selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een
studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden
zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma.
- buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie
www.ond.vlaanderen.be/naric/).
- ben je in het bezit van een diploma in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je voor je in
dienst treedt een bewijs van de kennis van de Nederlandse taal bezorgen. Stuur een mail naar
sollicitaties@vilvoorde.be, indien je meer informatie wil over de manier waarop je dit attest kan
bekomen.
HOE MOET JE SOLLICITEREN?
Uiterlijk op 24 september 2023 via https://www.jobsolutions.be/register/16780-96 of tegen
ontvangstbewijs af te geven op de dienst Personeel. De kandidatuurstelling omvat het
inschrijvingsformulier vergezeld van een curriculum vitae, een motivatiebrief en een kopie van je diploma.
Kandidaturen zonder cv of een kopie van je diploma worden NIET aanvaard.
Stad Vilvoorde hecht veel belang aan gelijke kansen en diversiteit. We moedigen iedereen aan om te
solliciteren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, beperking, seksuele oriëntatie, geslacht of
genderidentiteit.
Aanpassingen in de selectieprocedure nodig? Heb je een beperking waardoor je niet kunt deelnemen
aan de selectieprocedure en voldoe je aan een aantal voorwaarden? Dan kun je een aanpassing in de
selectieprocedure vragen. Meer info: sollicitaties@vilvoorde.be
HOE VERLOOPT DE SELECTIE?
De selectiedatum moet nog vastgesteld worden.
Indien er veel kandidaten zijn kan een preselectie georganiseerd worden. Deze preselectie is
eliminerend.
De schriftelijke proef omvat een competentieproef en/of een gevalstudie. Indien nodig, worden op
voorhand (wet)teksten bezorgd of is er tijdens de proef informatie consulteerbaar. Wie slaagt (=
minstens 50% van de punten), wordt uitgenodigd voor het volgende gedeelte.
De mondelinge proef peilt naar de motivatie er worden een aantal competenties bevraagd of de
schriftelijke voorbereiding wordt verder bevraagd. Ook voor dit onderdeel moet minstens 50% van de
punten behaald worden.
2
Voor beide proeven samen, schriftelijk en mondeling, moet minstens 60% van de punten behaald
worden om geslaagd te zijn. Indien meerdere kandidaten geslaagd zijn, wordt er een bindende
wervingsreserve opgesteld. De volgorde op deze wervingsreserve, wordt bepaald door het aantal
behaalde punten.
De inhoud en de vragen van het examenprogramma, wordt opgesteld door een externe jury,
ondersteund door de algemeen directeur.
Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, AC Mattenkot 44, 1800
Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of sollicitaties@vilvoorde.be.
Functieomschrijving
Uitvoeren van administratieve taken gekoppeld aan de dienstverlening van de dienst Onderwijs.
1. Informatie inwinnen bij, verstrekken van inlichtingen aan en/of ter beschikking stellen van
documenten aan klanten (personeel, interne diensten, burgers).
Voorbeelden activiteiten
- informatie verstrekken aan burgers ivm het onderwijsaanbod en ivm aanwervingen: telefonisch,
per mail.
- informatie verstrekken aan het onderwijzend personeel ivm het statuut, verlofstelsels, ...:
telefonisch, per mail.
- In kennis stellen van het onderwijzend personeel van beslissingen van het college van
burgemeester en schepen, gemeenteraad.
- Inwinnen van personeelsgegevens bij onderwijzend personeel.
2. Opvragen van informatie, verzamelen van gegevens en/of adviezen bij andere diensten/instanties.
Voorbeelden activiteiten
- Verzamelen van gegevens ivm het statuut van het onderwijzend personeel bij de bevoegde
- instanties (Agentschap voor Onderwijsdiensten, werkstation, OVSG, VDAB,...)
- Inwinnen van informatie betreffende subsidies, wedden of lestijdenpakketten bij de bevoegde
instanties (Agentschap voor Onderwijsdiensten, werkstation, OVSG, VDAB,...)
- Opvolgen van nieuwe wetgeving
- Volgen van functierelevante vorming en opleiding.
3. Verwerken en/of verifiëren van gegevens in het kader van dossierbehandeling.
Voorbeelden activiteiten
- Inpassen in het loopbaanverloop van de diverse verloven
- Actualiseren van personeelsgegevens
- Verzorgen van de administratie ivm aanwervingen
- Verzorgen van het dossierbeheer van fysieke en digitale personeelsdossiers
- Berekenen van TADD-anciënniteit
- Opvolgen van jaarlijkse medische onderzoeken, griepvaccin
- Verzekeren van de informatieveiligheid van persoonsgegevens van burgers en andere
stedelijke confidentiële informatie die de medewerkers beheren tijdens het uitvoeren van de
activiteiten verbonden aan hun functie, zoals:
- Opvolgen van het informatieveiligheidsbeleid en de procedures van de stad;
- Naleven van de wettelijke privacy vereisten;
- Melden van informatieveiligheidsrisico’s en inbreuken tegen het informatieveiligheidsbeleid.
- Verifiëren van gegevens ivm arbeidsprestaties van onderhoudspersoneel en huismeesters
- Verwerken van financiële gegevens.
4. Opstellen van documenten na toetsing aan en/of in toepassing van de reglementering (eventueel
na bespreking met interne/externe betrokkenen).
Voorbeelden activiteiten
- Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en college van burgemeester en
schepenen
- Bevragen en aanvragen van eretekens voor het onderwijzend personeel
- Opmaken van bestelbons en opvolgen van kredieten
3
- Opmaken van mandateringsnota’s
- Opmaken van interne nota’s en brieven.
5. Uitvoeren van allerhande administratieve taken.
Voorbeelden activiteiten
- Opmaken/sturen van e-mails
- Verwerken van post van en naar de stedelijke scholen
- Verwerken en klasseren van personeelsdossiers.
6. Inspringen bij andere werkzaamheden in functie van de werking van de dienst.
Voorbeelden activiteiten
- Verzorgen van telefonisch onthaal bij de afwezigheid van collega’s
- Inspringen bij bepaalde werkpieken bij afwezigheid van collega’s.
7. Uitvoeren van specifieke organisatorische en/of logistieke opdrachten
Voorbeelden activiteiten
- Deelnemen aan interne werkvergaderingen
- Meewerken aan wettelijke en maatschappelijk belangrijke opdrachten en organisaties van de
stad (verkiezingen, jaarmarkt,...).
In opdracht:
De algemeen directeur De burgemeester
Vera Boudry Hans Bonte
4