Kelmo Consulting bv is op zoek naar een ervarenadministratief projectmedewerker die van thuis uit onze afsprakendienst en projectadministratie ondersteunt.
Je werkt rechtstreeks onder de Operations Coordinator en vormt een belangrijke schakel tussen eigenaars, adviseurs, keurders en interne medewerkers. Deze functie vraagt een hoog niveau van zelfstandigheid, organisatorisch inzicht en verantwoordelijkheidszin.
Functieomschrijving
Binnen deze functie ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve en communicatieve ondersteuning van diverse riolerings-, afkoppelings- en keuringsprojecten in Vlaanderen.
Dit is geen standaard administratieve functie. Je schakelt dagelijks tussen verschillende dossiers, opdrachtgevers, planningen en deadlines. Je verwerkt complexe informatie en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen correct en tijdig worden geïnformeerd.
Naast administratieve nauwkeurigheid verwachten we ook een sterk inzichtelijk vermogen. Je moet verbanden kunnen leggen tussen dossiers, planningen, communicatie en projectdoelstellingen. Het vermogen om zelfstandig na te denken, problemen te signaleren en oplossingsgericht te handelen is essentieel binnen deze functie.
Jouw taken
- Dagelijks inplannen en opvolgen van afspraken.
- Telefonisch contact met klanten.
- Beheren van meerdere projectgebonden mailboxen.
- Opstellen van professionele e-mails, brieven en administratieve communicatie.
- Verwerken, controleren en aanvullen van dossiergegevens.
- Opvolgen van wijzigingen, annulaties en herplanningen.
- Ondersteunen van de dagelijkse projectcoördinatie.
- Verwerken van informatie afkomstig van adviseurs en keurders.
- Signaleren van problemen, knelpunten en ontbrekende informatie.
- Actief meedenken over efficiëntere en innovatieve administratieve processen.
- Correct registreren en opvolgen van acties binnen diverse softwarepakketten.
- Ondersteunen van de dagelijkse werking van de afsprakendienst en assisteert de Operations Coordinator.
Profiel
- Minstens enkele jaren relevante ervaring in een administratieve functie.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
- Zeer sterk organisatorisch inzicht.
- Hoog denkniveau en sterk analytisch vermogen.
- In staat om zelfstandig beslissingen te nemen binnen de afgesproken verantwoordelijkheden.
- Stressbestendig en in staat meerdere dossiers gelijktijdig op te volgen.
- Zeer nauwkeurig en detailgericht.
- Goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Outlook, Excel en Word.
- Vlot in het werken met digitale platformen, planningssoftware en online administratiesystemen zoals Asana en Adsolut.
- Ervaring met projectadministratie, planning of klantencontact is een belangrijke meerwaarde.
- Discreet in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Proactieve werkhouding en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
- Uitstekende beheersing van het Nederlands. Kennis van het Frans is een pluspunt.
Werkregeling
- Functie onmiddellijk in te vullen
- Fulltime
- Volledig thuiswerk.
- De werkuren worden vast ingepland in functie van de continuïteit van de afsprakendienst.
- Zelfstandig kunnen werken vanuit je thuiswerkomgeving.
Wij bieden
- Een functie met veel zelfstandigheid.
- Volledig thuiswerk.
- Een afwisselende functie binnen een groeiende en gespecialiseerde organisatie die staat voor kwaliteit.
- Correcte verloning in functie van ervaring, kennis en competenties.
- Een functie waarin initiatief, inzicht en verantwoordelijkheid gewaardeerd worden.
- Langdurige samenwerking binnen een stabiele onderneming.
Deze functie is ideaal voor een ervaren administratieve professional die energie haalt uit communicatie, planning, dossierbeheer en het oplossen van dagelijkse uitdagingen. Maturiteit, inzicht en verantwoordelijkheidszin zijn minstens even belangrijk als administratieve ervaring.
Interesse?
Contactpersoon:
Timo Cloots – Operations Coordinator
0456 87 02 60
Stuur je CV en je persoonlijke motivatiebrief naar [email protected]
Loon: Vanaf €2.100,00 per maand
Voordelen:
- Ecocheques
- Een gsm voor professioneel gebruik
- Elektronische maaltijdcheques
- GSM-vergoeding
- Internetvergoeding
- Reiskosten vergoeding
- Thuiswerkopties
Werklocatie: Thuiswerken
