Description
Coordonner l’ensemble des services généraux tels que le nettoyage, la maintenance, la sécurité, l’accueil et la restauration, avec un focus sur la qualité, l’efficacité et l’expérience utilisateur
Élaborer et mettre en œuvre une politique facility alignée sur la stratégie de l’entreprise
Analyser en continu et améliorer les processus et flux de travail liés aux services générauxGérer les infrastructures des bâtiments, les installations techniques et les services publics
Établir des plans de maintenance (préventive et corrective) et assurer le suivi des interventions
Sélectionner, négocier et suivre les fournisseurs et prestataires externes
Gérer les contrats et les SLA, y compris l’évaluation des performances et les ajustements nécessaires
Organiser des appels d’offres et des comparaisons de prix afin d’optimiser les coûts
Élaborer, gérer et contrôler le budget des services généraux
Identifier des économies de coûts sans compromettre la qualité
Assurer le suivi de la facturation et le reporting des dépenses et prévisions
Veiller au respect des réglementations en matière de sécurité, santé et environnement (HSE)
Coordonner les procédures de sécurité, les plans d’évacuation et les inspections
Être le point de contact pour les audits et contrôles
Élaborer, gérer et maintenir à jour les politiques internes pertinentes (ex. : facility policy, car policy, clean desk policy, directives de sécurité, etc.)
Assurer une communication claire et la mise en œuvre des politiques au sein de l’organisation
Évaluer et actualiser régulièrement les politiques en fonction de la législation et des besoins de l’entreprise
Promouvoir un environnement de travail sûr et ergonomique
Diriger des projets liés aux services généraux tels que des rénovations, déménagements ou réaménagements d’espaces de travail
Initier des projets de durabilité (gestion de l’énergie, réduction des déchets, verdissement)
Mettre en œuvre des solutions innovantes (smart building, digitalisation, etc.)
Gérer l’ensemble du parc de véhicules (voitures particulières, utilitaires, éventuellement vélos)
Coordonner les contrats de leasing, l’entretien, les réparations et les contrôles techniques
Suivre les coûts, la consommation de carburant et optimiser la flotte
Gérer et actualiser la car policy et conseiller sur les solutions de mobilité (électrification, bornes de recharge, budget mobilité, etc.)
Être le point de contact pour les collaborateurs concernant les véhicules, les dommages et leur utilisation
Veiller au respect de la législation et des directives internes en matière de mobilité
Gérer et structurer les archives physiques et numériques
Élaborer et mettre en œuvre une politique d’archivage claire (durées de conservation, classification, droits d’accès)
Garantir le stockage sécurisé et la confidentialité des documents, conformément au RGPD et aux directives internes
Coordonner le stockage des archives (sur site et externe) et optimiser l’espace de stockage
Organiser des projets de digitalisation et la transition vers des systèmes de gestion électronique des documents
Veiller à la destruction correcte des documents selon les délais légaux de conservation
Soutenir les départements internes dans la recherche et la gestion des documents
Servir de point de contact central pour toutes les questions liées aux services généraux au sein de l’organisation
Collaborer étroitement avec les équipes RH, Finance et Operations
Assurer un reporting régulier à la direction sur les performances, les KPI et les initiatives d’amélioration
Nous recherchons un(e) candidat(e) qui combine sens des responsabilités, esprit d’initiative et compétences relationnelles.
Vous maîtrisez le néerlandais, le français et l’anglais.
Vous possédez de bonnes compétences en communication et en relations humaines
Vous travaillez de manière structurée et organisée
Vous êtes orienté résultats tout en restant attentif à l’aspect humain
Vous faites preuve d’autonomie et de sens des responsabilités
Vous êtes flexible au niveau des horaires, notamment lors d’événements
Vous apprenez rapidement et vous adaptez facilement à de nouvelles situations
vous disposez d’une bonne maîtrise d’Excel et d’un intérêt pour le reporting et l’analyse
Vous êtes également quelqu’un qui garde son calme dans les moments de pression et apporte de la structure dans les environnements dynamiques.
Un package salarial compétitif avec des avantages supplémentaires.
Une fonction variée et dynamique combinant organisation, coordination et présence sur le terrain
L’opportunité de développer vos compétences au sein d’une organisation en croissance
Un environnement de travail collaboratif et stimulant
Un cadre professionnel favorisant l’apprentissage et le développement personnel
Education Bachelor
