Als Management Assistant maak je deel uit van een stabiel en professioneel team dat de directie van Rode Kruis-Vlaanderen ondersteunt. Samen met je collega’s zorg je voor continuïteit, kwaliteit en een vlotte werking van het directiesecretariaat. Jullie werken als team, met gedeelde verantwoordelijkheden en onderlinge back-up, terwijl je ook een vast kern-takenpakket hebt. Je werkt volgens duidelijke procedures en processen, en draagt actief bij aan een professionele en betrouwbare ondersteuning.
Dankzij jouw zorgvuldige coördinatie kunnen onze directieleden zich concentreren op hun strategische taken.
Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer:
-
Organiseren en coördineren van directievergaderingen: uitnodigingen, agenda’s, logistiek en voorbereiding.
-
Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor heldere, correcte verslaggeving.
-
Opvolgen van actiepunten en bewaken van deadlines.
-
Agendabeheer en planning van afspraken, interne en externe meetings: je coördineert de agenda’s van meerdere directieleden, plant afspraken en vergaderingen efficiënt en houdt rekening met prioriteiten, beschikbaarheid en deadlines. Je verwerkt last-minute wijzigingen en bewaakt dat agenda’s realistisch en overzichtelijk blijven. Je fungeert als contactpersoon voor interne en externe stakeholders bij het plannen van meetings.
-
Voorbereiden, verwerken en nalezen van communicatie, documenten en presentaties.
-
Organisatie van interne en externe events.
-
Bijspringen waar nodig binnen het directiesecretariaat en de organisatie, zoals het regelen van zakenreizen, opvolgen van onkosten, ondersteuning van de bedrijfsjuridische dienst, postverwerking en het vervangen van de onthaalmedewerker ongeveer één keer per maand tijdens de middagpauze.
-
Werken volgens vaste procedures en meedenken over optimalisatie van processen.
Je bent een belangrijke schakel in een team dat samen zorg draagt voor continuïteit, kwaliteit en professionaliteit in de directiewerking.
