Onze medewerkers vormen het kloppende hart van onze groeiende en dynamische organisatie. Om op kantoor de beste service te kunnen bieden, zoeken we een leergierige, vlotte en gemotiveerde Office Coordinator die ons team versterkt. In deze rol ben jij het aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met het dagelijkse reilen en zeilen van ons kantoor. Je werkt nauw samen met het huidige office team en rapporteert aan de Office Manager.
Kwaliteit & Service: Organiseer het werk efficiënt en zorg voor een vlekkeloze kantoorervaring.
Faciliteitenbeheer: Coördinatie van poetsploeg, groenonderhoud en samenwerking met onderaannemers.
Netheid & Logistiek: Bewaak orde en netheid (stoelen, afval, dozen, storages) en bied logistieke steun.
Office mailbox: Beheer inkomende communicatie en zorg voor duidelijke updates.
Bestellingen & Budget: Plaats bestellingen, maak PO’s aan en volg alles nauwgezet op.
Documentbeheer: Beheer relevante documenten (onderhoudscontracten, attesten, instructies) alsook de taken in het ticketingsysteem.
Veiligheid & Toegang: Help mee om sleutelsystemen of processen te beheren en op te volgen, zoals toegangscontrole, het alarmsysteem of de parking.
Interne Events: Organiseer kleinere interne events zoals thema drinks (NY, Carnaval, Halloween) en volg andere interne events mee op met het Office team
Receptie: Verzorg het ontvangst van bezoekers in lijn met onze uitstraling en beheer de in/uitgaande post.
Travel: Neem een coördinerende rol op in het boeken en opvolgen van reizen voor collega’s (vluchten, hotels, transport), inclusief het bewaken van budgetten en het garanderen van een vlotte reiservaring.
